XIII FORO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA DEL ISTMO

CENTROAMERICANO, PANAMÁ Y REPÚBLICA DOMINICANA:

“GLOBALIZACIÓN, BUEN GOBIERNO Y FUNCIÓN PÚBLICA”

 

 

 

PANEL:

EXPERIENCIAS INNOVADORAS DE SERVICIO CIVIL

Y CARRERA ADMINISTRATIVA

 

SISTEMA DESCENTRALIZADO DE NÓMINA Y REGISTRO

DE PERSONAL EN GUATEMALA

 

Licda. Lucrecia Castellanos*

 

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·    Coordinadora del Componente de Recursos Humanos.  Proyecto Sistema Integrado de Administración Financiera y Control/Sistema de Auditoría Gubernamental SIAF-SAG.

Documento presentado en el XIII Foro de la Función Pública del Istmo Centroamericano, Panamá y República Dominicana: “Globalización, Buen Gobierno y Función Pública”, realizado del 27 al 29 de setiembre del 2006, en Guatemala, República de Guatemala, y organizado por el Instituto Centroamericano de Administración Pública, ICAP, y la Oficina Nacional de Servicio Civil, ONSEC, de la Presidencia de la República de Guatemala.

 

 

 

 

 


I.       ANTECEDENTES DEL SISTEMA INTEGRADO

DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y CONTROL, SIAF-SAG

 

 

1.-     El Proyecto SIAF-SAG

 

El SIAF-SAG en su fase III inició operaciones a partir del 15 de enero del 2003; el proyecto ampliará y profundizará lo realizado en las fases I y II del Proyecto de Administración Financiera Integrada, con el objeto de incrementar la efectividad, eficiencia y transparencia de la administración financiera y control del sector público no financiero. Los dos proyectos de administración financiera anteriores han efectuado reformas importantes en las operaciones financieras del Gobierno Central, creando un sistema que integra a varios subsistemas claves (formulación y ejecución del presupuesto, contabilidad, administración de efectivo, administración de deuda e inversión pública), en un sistema unificado de registro único de información y control de administración, el que proporciona a los funcionarios de gobierno información en tiempo real y, permite una mejora significativa en la ejecución y supervisión de las operaciones financieras del gobierno.

 

El proyecto incluye las reformas en los subsistemas (incluyendo contrataciones, la elaboración de presupuesto plurianual y mayor enfoque en los indicadores de desempeño y resultados), consolidará el SIAF-SAG abarcando a las entidades descentralizadas y fondos sociales restantes; asimismo, se incluye el tercer nivel de ejecución dentro del Gobierno Central, es decir se ejecutará el presupuesto a partir de las unidades ejecutoras.

 

El proyecto incluye uno de los componentes más importantes para consolidar las finanzas públicas, y es el fortalecimiento de la administración financiera de los gobiernos municipales, y es por eso que se deben implementar sistemas compatibles en los 331 gobiernos municipales, como componente importante del esfuerzo de descentralización en Guatemala.

 

Se modernizará la administración de recursos humanos, por lo que se impulsarán cambios a la Ley del Servicio Civil, se desarrollará e implantará en el sector público no financiero el Sistema de Información de Recursos Humanos, el que estará basado en la nueva plataforma informática e integrado al SIAF; se pretende fortalecer y consolidar la modernización de la Contraloría General de Cuentas, como ente fiscalizador del sector público.

 

Otro de los componentes de gran impacto que desarrollará el Proyecto es el de Gobierno Electrónico, que incluye sistemas importantes como son el de Guatecompras,  que permitirá entre otros, que se conozcan a través de la Internet todas las licitaciones y cotizaciones que el sector público haya realizado, suministrando toda la información a detalle; también se tendrá un portal del gobierno incluyendo otros sistemas de información, esto es muy importante para fortalecer la transparencia de la gestión pública, y promover la auditoría social y participación activa de la sociedad.

 

El Proyecto SIAF-SAG en su fase III, consolidará las finanzas del sector público no financiero, ya que se tendrá el sistema implantado en todo el Gobierno Central, entidades descentralizadas y gobiernos locales integrados a un mismo sistema de información, que permitirá hacer cruces automáticos de las bases de datos y con ello,  lograr ese objetivo tan primordial que es la consolidación.

 

Asimismo, se contará con un plan de cuentas único del gobierno en materia contable, esto facilita la interpretación de los estados financieros, y además hace más eficiente el control fiscal por parte de la Contraloría General de Cuentas. A pesar de los avances significativos que ha tenido el proyecto se hace indispensable proponer cambios sustanciales, tanto en la normatividad vigente como en los procesos que se realizan en la administración pública; los que serán fundamentales para hacer más eficiente la gestión administrativa, financiera y de control de cada una de las entidades del gobierno.

 

 

 

II.     DEFINICIÓN DEL PROYECTO Y PRINCIPALES OBJETIVOS

 

 

1.-     Definición

 

Conjunto de entidades, órganos, leyes, reglamentos, manuales, procedimientos, instructivos, recursos humanos, materiales y tecnológicos, cuyo objetivo es desarrollar la administración presupuestaria y financiera del sector público no financiero.

 

 

 

 

 

GRÁFICO 1

 

COMPONENTES DEL PROYECTO SIAF-SAG

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.-     Principales objetivos

 

Los principales objetivos para el desarrollo del Sistema Integrado de Administración Financiera y Control (SIAF-SAG) son generar las capacidades dentro del sector público que le permitan:

 

a)            Fortalecer el sistema democrático, al reconocer la confiabilidad en las instituciones públicas y sus funcionarios.

b)            Reforzar el control social, aportando los insumos necesarios que permitan conocer y  evaluar  la gestión pública.

c)             Programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y uso  eficaz  y eficiente  de los recursos públicos, para el cumplimiento y ajuste oportuno de las políticas, los programas y los proyectos del sector público.

d)            Disponer de información útil, oportuna y confiable, apoyando con un mayor número de alternativas evaluadas la toma de decisiones a todos los niveles de la administración pública, así como la información a la colectividad del uso de los recursos y de los costos de los servicios públicos.

e)            Lograr que todo servidor público, sin distinción de jerarquía, asuma plena responsabilidad por sus actos, rindiendo cuenta no solo del destino de los recursos públicos, si no también de la forma y resultado de su aplicación.

f)              Fortalecer la capacidad administrativa para impedir o identificar, y comprobar el manejo incorrecto de los recursos del Estado.

g)            Realizar la gestión de los recursos públicos con la mayor transparencia.

h)            Interrelacionar los sistemas operacionales y administrativos con los controles interno y externo, facilitando la vigilancia de la gestión pública por parte del Congreso de la República y de la comunidad.

 

 

 

III .   COBERTURA Y FUNCIONAMIENTO

 

 

1.-     Cobertura

 

El SIAF forma parte de una estrategia de reforma del Estado de largo plazo y, si bien es de aplicación general en el sector público, se ha venido implementando en etapas subsiguientes, iniciando en la fase I con las entidades de la Administración Central (ministerios y secretarías), luego en la fase II con las entidades descentralizadas, autónomas y empresas públicas y, en su fase III se integrarán los gobiernos locales o municipales.

 

 

2.      Funcionamiento

 

El sistema funciona en línea y en tiempo real, con todas las etapas del proceso presupuestario; se ha llevado la reforma al nivel más bajo de ejecución, es decir, registrar los momentos del gasto en donde se origina la transacción.

 

 

 

IV.    ESTRUCTURA INFORMÁTICA

 

 

1.-     Red informática

 

En la solución tecnológica implementada en la fase III del SIAF, se ha diseñado una arquitectura tecnológica efectiva e innovadora, la que ha permitido cobertura nacional, escalabilidad, disponibilidad de 7x24x365, seguridad, mejora el mantenimiento, sostenibilidad, facilita la administración del sistema y reduce los costos sustancialmente.

 

 

2.-     Características de la arquitectura

 

·                Centralizada: la información del sistema permanece en el sitio central, lo que permite garantizar máxima disponibilidad, estabilidad, seguridad y manejabilidad.  La base de datos está centralizada y operando sobre equipos ubicados en el Centro de Cómputo del Ministerio de Finanzas Públicas. El acceso a la información centralizada es accedida mediante la infraestructura de comunicación actual, la que interconecta a las entidades del Gobierno Central y entidades descentralizadas y autónomas con enlaces a través de la Internet.

 

·                Tecnología Web para la Intranet e Internet:  accesibilidad del sistema hacia dentro y fuera, eliminando costos de instalación y mantenimiento de estaciones de trabajo locales o remotas, utilizando únicamente un navegador de Internet para acceder al sistema, y optimizando la infraestructura de comunicaciones.  Las aplicaciones han sido desarrolladas mediante las herramientas de Microsoft Visual .NET operando sobre el entorno de trabajo Microsoft .NET.   Las aplicaciones son accedidas a través de servicios de publicación basados en Microsoft Internet Information 6.0 sobre plataforma de MS Windows 2003 Advanced Server y MS Windows 2003 Server.

 

 

 

V.      AVANCE EN EL DESARROLLO DEL PROYECTO

 

En un balance resumido de los productos que ha recibido el Gobierno de Guatemala del Proyecto SIAF-SAG, se destacan los siguientes:

 

 

1.            Implantación del Sistema Integrado de Administración

Financiera, SIAF

 

a)            Ámbito de operación

 

El SIAF está implantado en toda la Administración Central desde 1998, operando en tiempo real, en todas las etapas del proceso presupuestario en los entes rectores y otras direcciones del Ministerio de Finanzas Públicas; se tienen 192 Unidades Ejecutoras las que ejecutan el presupuesto directamente desde donde se origina el gasto. Además, se cuenta con treinta y un entidades descentralizadas y autónomas, quienes han asumido la reforma financiera con el apoyo directo del Proyecto. En el 2004 se cambia la tecnología de cliente servidor a una basada en la WEB, centralizando el sistema en una sola base de datos para todo el Sector Público No Financiero, SPNF.

 

b)            Formulación del presupuesto

 

A través del SIAF, el presupuesto se formula por resultados, fijando metas físicas y financieras, en forma desconcentrada por cada uno de los ministerios y secretarías. Los proyectos de presupuesto institucional se consolidan, y con ellos se formula el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado. Actualmente, el gobierno ha adoptado la política de trabajar con un presupuesto multianual, en donde se fijan techos presupuestarios y se formularán los años 2006, 2007 y 2008; el presupuesto está basado en una red programática por resultados con el enfoque multianual.  También se contará con el seguimiento a los indicadores de gestión, que permitirá medir en todo momento el grado de avance de las políticas y objetivos fijados por el gobierno.

 

c)      Programación de la ejecución

 

El presupuesto es dinámico, programándose su ejecución trimestralmente, y en función del balance entre el ritmo de la captación de recursos y la ejecución del gasto, se fijan cuotas trimestrales para la ejecución de compromisos, y mensuales, para el gasto devengado y su pago. Se ha ido ajustando la programación del gasto, permitiendo que se manejen herramientas como el Programa Mensualizado de Caja y los flujos de caja con lo que, se pueden hacer pronósticos de las estacionalidades de la caja, y priorizar en determinados momentos los principales gastos del gobierno.

 

d)            Descentralización operativa

 

Tanto la programación de cuotas, como las solicitudes de modificaciones y ejecución presupuestaria son solicitadas, cuando corresponde, y operadas por las instituciones ejecutoras y aprobadas  en forma electrónica desde la Dirección Técnica de Presupuesto en tiempo real.

 

Cada ministerio y secretaría ejecuta su presupuesto en tiempo real y en forma desconcentrada, por intermedio de  Unidades de Administración Financiera, UDAF, las que han sido capacitadas y dotadas de herramientas informáticas y de comunicaciones, organización y procedimientos y, perfiles de puestos. 

 

En estos momentos, la administración financiera se está desconcentrando desde las UDAF ministeriales hacia sus unidades ejecutoras, (Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social con ochenta y tres, Ministerio de Educación cuenta con treinta y siete, Ministerio de Comunicaciones e Infraestructura quince y la Presidencia de la República tres). 

 

Se han creado las firmas electrónicas, eliminando el papel físico para ciertas operaciones como es el soporte de los documentos hacia el Ministerio de Finanzas Públicas, los que ya no son requeridos para el pago y simplemente basta con la información electrónica que ha sido procesada con los niveles de seguridad en el sistema informático.

 

e)            Sistema de pagos

 

Con las cuotas periódicas aprobadas en el sistema, cada ente ejecutor prioriza sus pagos y éstos se realizan a través del sistema bancario por órdenes de acreditamiento en cuenta por parte de la Tesorería Nacional, dentro de las setenta y dos horas de recibida la información electrónica de la ejecución presupuestaria; se ha eliminado el papel físico, en cambio se tienen firmas electrónicas que son validadas automáticamente por el sistema.

 

 

 

VI.       VALOR AGREGADO DE SU IMPLEMENTACIÓN

         DENTRO DE LA MODERNIZACIÓN DEL SISTEMA

         DE NÓMINA DEL GOBIERNO CENTRAL

 

 

Se ha desarrollado el software basado en tecnología WEB, integrada al SIAF, el que permite descentralizar la liquidación de nómina y registro de personal para el Gobierno Central, modernizando el sistema actual y la base de datos de empleados públicos. Se ha fortalecido la funcionalidad de los entes rectores, y se ha apoyado la elaboración de una nueva Ley de Servicio Civil que modernice el Sistema de Recursos Humanos para el Gobierno.

 

A través del nuevo sistema se está depurando la información del empleado público, no permitirá la duplicidad de puestos o el cobro por puestos que no existen y, modernizando la gestión de los Departamentos de Recursos Humanos a través de la implementación de un Sistema  que permite:

 

                Disponer de un registro real del ordenamiento funcional de la institución.

                Identificar los perfiles de puestos funcionales.

                Contar con datos actualizados, personales y laborales de los empleados.

                Ejecutar y calcular la nómina mensual en toda la Administración Central, en los distintos renglones y jubilados de clases pasivas civiles del Estado.